Checklista för ditt möte

Ta del av våra bästa tips inför ditt möte, så att du och deltagarna kan förbereda er och skapa ett bättre resultat. 

Inför mötet

1. Planera möte och agenda. Fråga ”Varför är detta möte nödvändigt?”.
2. Klarlägg syfte och mötestyp. Är det ett besluts-, arbets- eller informationsmöte?
3. Bjud in rätt personer och se till att de kan närvara.
4. Skicka ut inbjudan i god tid. Ange bakgrund, måltider, plats, deltagare och agenda. Bifoga eventuella underlag.
5. Kontrollera att möteslokalen och måltiderna passar syftet och mötestypen.
6. Förbered dina punkter. 

Vid ankomst

1. Kontrollera med konferensvärden att allt är förberett som du har beställt.
2. Kontrollera att allt fungerar i lokalen.
3. Kontrollera skyltning, så att alla deltagare hittar till lokalen. 

Under mötet

1. Kom i tid.
2. Stäng av telefonerna eller gör dem ljudlösa.
3. Utse protokollförare och mötesbedömare.
4. Klargör bakgrund och mål.
5. Presentera deltagare.
6. Gå igenom agendan och föregående protokoll.
7. Var tydlig när beslut fattas. Ange ansvarig och tidpunkt när det ska var utfört.
8. Följ agendan utan att ta upp nya frågor vid sittande möte.
9. Håll tider. Lägg in pauser för att återladda.
10. Sammanfatta mötet, särskilt beslut.
11. Fastställ tidpunkt för nästa möte.
12. Avsluta positivt.

Efter mötet

1. Skriv protokoll, godkänn, distribuera och arkivera.
2. Följ upp besluten.
3. Återkoppla till hotellet vad som var bra och vad som inte var bra.
4. Planera nästa möte.